Quando se fala num canal de denúncias, é fácil reduzir o tema a uma obrigação legal.

“Temos de ter? Então implementamos.”

Mas talvez essa não seja a pergunta mais importante.

A pergunta deveria ser:

Os colaboradores confiam suficientemente na organização para reportarem um problema quando algo não está bem?

É aqui que o canal de denúncias deixa de ser apenas uma questão de compliance e passa a ser também uma questão de cultura organizacional.

Um canal que ninguém utiliza não é necessariamente uma boa notícia

À primeira vista, uma empresa que nunca recebe uma denúncia pode considerar isso positivo.

Mas ausência de denúncias não significa necessariamente ausência de problemas.

Pode significar que os colaboradores não conhecem o canal.

Pode significar que não acreditam que a denúncia será confidencial.

Ou, pior ainda, que têm receio das consequências de reportar uma situação.

É por isso que implementar tecnicamente um canal é apenas uma parte do processo.

É necessário criar confiança no próprio mecanismo.

O enquadramento legal mudou a realidade das empresas

Em Portugal, a Lei n.º 93/2021 estabeleceu o Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações, transpondo a Diretiva Europeia relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do Direito da União. A obrigação de canais internos abrange, designadamente, entidades públicas e privadas com 50 ou mais trabalhadores, existindo ainda situações específicas relacionadas com determinados setores.

Mas limitar a discussão ao número de trabalhadores é perder parte do valor deste instrumento.

Porque um bom canal de denúncias deve garantir muito mais do que a existência de um formulário.

Deve permitir:

• comunicação segura;
• confidencialidade da identidade;
• controlo rigoroso dos acessos;
• acompanhamento das denúncias;
• gestão dos diferentes estados do processo;
• comunicação com o denunciante;
• rastreabilidade das ações realizadas;
• proteção da informação;
• cumprimento dos procedimentos e prazos aplicáveis.

E onde entram os Recursos Humanos?

Embora um canal de denúncias não seja exclusivamente uma ferramenta de RH, os departamentos de Recursos Humanos encontram-se frequentemente muito próximos destas matérias.

• Assédio.
• Discriminação.
• Comportamentos inadequados.
• Conflitos internos.
• Irregularidades.
• Abusos de autoridade.
• Questões éticas.

São temas que podem ter simultaneamente dimensões humanas, laborais, jurídicas e reputacionais.

Por isso, existe uma oportunidade importante para os RH: ajudar a construir uma cultura na qual reportar uma irregularidade seja encarado como um mecanismo de proteção da organização — e não como um ato de confronto.

Confidencialidade não pode ser apenas uma promessa

Imagine um colaborador que pretende denunciar uma situação envolvendo alguém hierarquicamente superior.

Antes de escrever uma única palavra, provavelmente fará algumas perguntas.

• Quem vai ler isto?

• Conseguem saber quem fui?

• Ficará registado?

• Posso acompanhar o processo?

• Poderei sofrer consequências?

Se a empresa não conseguir responder claramente a estas questões, dificilmente conseguirá criar confiança.

É precisamente por isso que a tecnologia utilizada num canal de denúncias deve ser pensada desde a origem para proteger informação sensível e limitar o acesso exclusivamente a quem necessita de o ter.

Compliance e cultura devem andar juntos

A verdadeira maturidade organizacional não está simplesmente em poder dizer:

“Temos um canal de denúncias.”

Está em poder dizer:

“Temos um processo seguro para ouvir, analisar e tratar situações que não deveriam acontecer.”

Quando isso acontece, a empresa ganha mais do que conformidade. Ganha capacidade para identificar problemas mais cedo. Ganha informação que pode evitar que pequenas situações se transformem em conflitos graves. E, sobretudo, transmite uma mensagem importante aos colaboradores:

A organização está disponível para ouvir.

Na Innux, acreditamos que a tecnologia deve ajudar as empresas precisamente nesse objetivo: criar processos mais seguros, transparentes e fáceis de gerir.

Um canal de denúncias não deve existir apenas porque a legislação o exige.

Deve existir porque uma organização saudável precisa de mecanismos onde as pessoas possam falar e confiar que serão ouvidas.