O verão aproxima-se do fim e, para muitas empresas, setembro representa muito mais do que o regresso ao trabalho depois das férias. É o momento em que as equipas voltam a estar praticamente completas, os projetos recuperam ritmo e as organizações começam a olhar com maior atenção para os últimos meses do ano.

Para os departamentos de Recursos Humanos, esta rentrée traz vários desafios em simultâneo. É necessário gerir férias ainda por gozar, reorganizar horários e escalas, acompanhar ausências, corrigir irregularidades de assiduidade e, ao mesmo tempo, garantir que colaboradores e chefias dispõem da informação necessária para retomar a atividade.

Por isso, um regresso bem organizado pode fazer a diferença entre um setembro marcado por tarefas administrativas e um novo ciclo de trabalho mais eficiente.

1. Reorganizar horários e escalas

Durante os meses de verão, muitas empresas funcionam com equipas reduzidas, alterações de horários e diferentes períodos de férias. Com o regresso da maioria dos colaboradores, torna-se necessário recuperar a normalidade operacional.

No entanto, esta reorganização nem sempre é simples.

Horários, turnos, escalas, folgas e necessidades específicas de cada serviço devem estar devidamente coordenados. Além disso, qualquer alteração deve chegar rapidamente às pessoas envolvidas.

Uma gestão centralizada permite às chefias visualizar a disponibilidade das equipas e organizar os recursos de acordo com as necessidades reais da operação. Consequentemente, reduz-se a dependência de folhas de cálculo, mensagens e processos manuais.

2. Gerir as férias que ainda estão por gozar

O final do verão não significa necessariamente o fim das férias.

Muitos colaboradores ainda têm dias disponíveis para utilizar até ao final do ano. Assim, os RH continuam a receber pedidos que precisam de ser conciliados com as necessidades das equipas e com os períodos de ausência já aprovados.

Neste contexto, ter uma visão atualizada dos saldos de férias torna-se especialmente importante.

Quando colaboradores e chefias conseguem consultar essa informação autonomamente, todo o processo fica mais simples. O colaborador sabe quantos dias tem disponíveis, enquanto a chefia consegue avaliar cada pedido tendo em consideração a disponibilidade da restante equipa.

Desta forma, a empresa consegue antecipar potenciais conflitos e distribuir melhor as ausências ao longo dos meses seguintes.

3. Acompanhar ausências e absentismo

Com a retoma da atividade, setembro é também uma boa altura para analisar aquilo que aconteceu durante os primeiros meses do ano.

Quantas horas de ausência foram registadas?

Que departamentos apresentam maior absentismo?

Existem padrões que devem ser analisados?

Qual foi o impacto das ausências na disponibilidade das equipas?

Estas perguntas tornam-se muito mais fáceis de responder quando a informação de assiduidade está centralizada.

Além disso, acompanhar indicadores de absentismo permite identificar tendências e apoiar decisões relacionadas com planeamento, organização das equipas e gestão de recursos.

Assim, os dados deixam de servir apenas para registar o passado e passam também a apoiar decisões futuras.

4. Corrigir irregularidades na assiduidade

O regresso à rotina significa também o regresso aos horários, às marcações de ponto e aos procedimentos habituais de assiduidade.

Por isso, esquecimentos de marcação, atrasos, saídas antecipadas ou outras irregularidades podem voltar a gerar trabalho administrativo para os Recursos Humanos.

Quando estes processos dependem de emails ou documentos em papel, uma ocorrência simples pode transformar-se numa sucessão de mensagens entre colaborador, chefia e RH.

Por outro lado, através de um sistema digital, o colaborador pode consultar a ocorrência, apresentar a respetiva justificação e encaminhá-la para aprovação.

A chefia analisa a informação e toma uma decisão, enquanto os Recursos Humanos mantêm todo o processo registado e organizado.

5. Reduzir o volume de pedidos aos Recursos Humanos

“Quantos dias de férias ainda tenho?”

“Qual é o meu horário amanhã?”

“O meu pedido de ausência já foi aprovado?”

“Esqueci-me de marcar o ponto. O que devo fazer?”

Individualmente, são questões simples. No entanto, quando são multiplicadas por dezenas, centenas ou milhares de colaboradores, representam muitas horas de trabalho administrativo.

É precisamente por isso que a autonomia dos colaboradores assume cada vez maior importância na gestão de Recursos Humanos.

Através de um portal próprio, cada pessoa pode consultar horários, marcações, férias, ausências, saldos e pedidos sem necessitar de contactar constantemente os RH.

Ao mesmo tempo, as chefias conseguem analisar e aprovar processos relacionados com as suas equipas.

Como resultado, os Recursos Humanos podem dedicar menos tempo a tarefas repetitivas e concentrar-se em atividades de maior valor para a organização.

6. Recuperar uma visão global das equipas

Depois de várias semanas marcadas por férias alternadas, substituições e equipas incompletas, setembro é uma oportunidade para recuperar uma visão consolidada da organização.

Dashboards e indicadores de gestão permitem perceber rapidamente quem está presente, quem está ausente, quais os horários em vigor e onde existem situações que necessitam de atenção.

Esta visibilidade é particularmente importante para organizações com vários departamentos, estabelecimentos, turnos ou localizações.

Em vez de reunir informação proveniente de diferentes ficheiros e sistemas, os responsáveis podem consultar os dados de forma centralizada e atualizada.

Consequentemente, a tomada de decisão torna-se mais rápida e fundamentada.

7. Preparar o último trimestre do ano

Setembro não é apenas o mês do regresso. É também a entrada na reta final do ano.

Por esse motivo, esta é uma boa altura para avaliar indicadores de assiduidade, rever saldos, antecipar férias pendentes e perceber se a organização dos horários e das equipas está adequada aos meses seguintes.

Além disso, existem empresas que enfrentam períodos de maior atividade no último trimestre. Nestes casos, antecipar necessidades de horários, turnos, escalas e recursos torna-se ainda mais relevante.

Uma gestão baseada em informação atualizada permite identificar necessidades antecipadamente e reduzir decisões tomadas apenas quando o problema já existe.

Setembro pode ser uma oportunidade para simplificar

O regresso ao trabalho depois das férias traz inevitavelmente um aumento do ritmo das organizações. Contudo, não tem de significar um aumento proporcional da carga administrativa dos Recursos Humanos.

A digitalização de processos como a gestão de horários, férias, ausências, marcações, aprovações e escalas permite centralizar informação e proporcionar maior autonomia a colaboradores e chefias.

Com o InnuxTime HR, empresas e organizações podem gerir estes processos numa única plataforma, acompanhando a assiduidade e disponibilizando aos diferentes intervenientes as ferramentas necessárias para o seu dia a dia.

Para os colaboradores, significa maior autonomia no acesso à informação e na realização de pedidos. Para as chefias, representa maior visibilidade e controlo sobre as equipas. Por sua vez, para os Recursos Humanos, significa menos processos manuais e mais tempo disponível para atividades de maior valor.

Assim, o regresso das férias pode ser mais do que simplesmente voltar à rotina.

Pode ser o momento certo para analisar processos, eliminar tarefas desnecessárias e preparar uma gestão de pessoas mais simples, eficiente e digital para os últimos meses do ano.